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安全文檔管理中心解決方案

XXX集團(tuán)的安全文檔管理中心

XXXXXX實(shí)業(yè)集團(tuán)股份有限公司是全國(guó)乳品行業(yè)龍頭企業(yè)之一,是國(guó)家520家重點(diǎn)工業(yè)企業(yè)和國(guó)家八部委首批確定的全國(guó)151家農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化龍頭企業(yè)之一,是北京2008年奧運(yùn)會(huì)唯 一一家乳制品贊助商,也是中國(guó)有史以來(lái)第一個(gè)贊助奧運(yùn)會(huì)的中國(guó)食品品牌。XXX集團(tuán)下設(shè)液態(tài)奶、冷飲、奶粉、酸奶和原奶五大事業(yè)部,所屬企業(yè)130多個(gè),生產(chǎn)的具有清真特色的“XXX”牌雪糕、冰淇淋、奶粉、奶茶粉、無(wú)菌奶、酸奶、奶酪等1000多個(gè)品種通過(guò)了國(guó)家綠色食品發(fā)展中心的綠色食品認(rèn)證。XXX雪糕、冰淇淋連續(xù)十一年產(chǎn)銷量居全國(guó) 第一,XXX超高溫滅菌奶連續(xù)八年產(chǎn)銷量居全國(guó) 第一,XXX奶粉、奶茶粉產(chǎn)銷量2005年躍居全國(guó) 第一位。隨著企業(yè)規(guī)模以及設(shè)計(jì)項(xiàng)目的積累,多媒體音視頻文件、3D視圖文件以及辦公文檔等數(shù)據(jù)資料也越來(lái)越多,不僅僅加重了管理員的工作量,也增加了管理的難度,而各部門在使用時(shí)也是出現(xiàn)資料素材難找、個(gè)人辦公文檔丟失、項(xiàng)目協(xié)同效率低、操作繁瑣、機(jī)密文件泄密等問(wèn)題。針對(duì)這些現(xiàn)象,XXX集團(tuán)決定加大對(duì)信息化建設(shè)的投入,希望能夠解決數(shù)據(jù)安全隱患和共享管理問(wèn)題。


面臨挑戰(zhàn)
目前面臨的主要問(wèn)題下:
1、 XXX集團(tuán)總部各部門及其全國(guó)各下屬分部的員工的重要辦公文檔主要散布在個(gè)人電腦中,難以集中管控與利用,造成信息資源無(wú)法流通與分享,難以給集團(tuán)帶來(lái)價(jià)值。
2、 因?yàn)橹匾臋n的分散,文檔丟失時(shí)有發(fā)生,集中備份難以實(shí)現(xiàn),導(dǎo)致數(shù)據(jù)安全難以保障,經(jīng)常出現(xiàn)文檔重寫(xiě),甚至由此引發(fā)項(xiàng)目滯后等現(xiàn)象。
3、 大量的資料與資料難以共享,導(dǎo)致各個(gè)部門均需要無(wú)法有效協(xié)作,或是出現(xiàn)多人做同一事情,或者被協(xié)作的傳輸和等待的時(shí)間所限制,造成工作效率低下。
4、 文檔數(shù)據(jù)承載著企業(yè)的知識(shí)財(cái)富,如何有效分享,如何快速搜索到所需文檔,讓員工都能快速學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)也成為當(dāng)務(wù)之急。

5、 文檔數(shù)據(jù)同樣承載著集團(tuán)機(jī)密或者敏感信息,面對(duì)大量的數(shù)據(jù)增長(zhǎng)的現(xiàn)狀,如何做好文檔防泄密工作,避免因?yàn)槿藶槭д`、誤操作導(dǎo)致的數(shù)據(jù)的泄漏或被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手獲取等危險(xiǎn)情況的發(fā)生。


解決方案
針對(duì)XXX集團(tuán)的問(wèn)題,提出了構(gòu)建安全文檔管理中心方案,采用的是EISOO AnyShare Family系列——AnyShare文檔柜,此方案為XXX集團(tuán)構(gòu)建一個(gè)安全的文檔管理中心,針對(duì)XXX集團(tuán)對(duì)分散的辦公類文檔集中共享管理需求,一方面可以通過(guò)更好的管理輕松實(shí)現(xiàn)內(nèi)部文件統(tǒng)一訪問(wèn)、共享與交互協(xié)作,全面的安全管理,從系統(tǒng)、存儲(chǔ)、訪問(wèn)、內(nèi)容各個(gè)方面提供全面的保障,另一方面可以通過(guò)強(qiáng)大全文檢索功能安全快捷的搜索到所需要的文檔,加快知識(shí)共享與學(xué)習(xí),提升文檔的業(yè)務(wù)價(jià)值。
其解決方案拓?fù)鋱D如下:


客戶價(jià)值
· 全文件生命周期管理
AnyShare的信息管理模型是采用FLM全文件生命周期管理方式,全面關(guān)注文件在生命周期里的整體性與連續(xù)性,徹底解決了XXX集團(tuán)的文檔管理難的現(xiàn)狀,為XXX集團(tuán)提高全面的文檔管理服務(wù)。
· 更安全的共享
AnyShare一體化設(shè)備是采用全冗余設(shè)計(jì),有效地保障了存儲(chǔ)系統(tǒng)安全,以更細(xì)粒度的權(quán)限訪問(wèn),防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn),杜絕信息外泄,確保了數(shù)據(jù)的安全。
· 更簡(jiǎn)易的共享

用戶可以對(duì)桌面文檔進(jìn)行拖拽發(fā)布、快速查找訪問(wèn)、右鍵歸檔等操作,且一切操作均基于虛擬盤,符合日常使用習(xí)慣,操作簡(jiǎn)單快捷,加上基于企業(yè)內(nèi)部用戶權(quán)限范圍的全文檢索,能夠瞬間定位所需文檔,安全輕松。


效益分析
1、 資源共享
搭建統(tǒng)一的文檔管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)資源的共享與統(tǒng)一管理,有效的解決了信息孤島的問(wèn)題,加強(qiáng)各部門的信息傳遞與協(xié)作,為企業(yè)提供高效、全面的文檔管理服務(wù)。
2、 安全可靠應(yīng)用
更加細(xì)粒度的權(quán)限分類,配合加密、分級(jí)權(quán)限等技術(shù),有效地防止了非法訪問(wèn),也簡(jiǎn)化了管理員的操作,使訪問(wèn)更有效,數(shù)據(jù)更安全。
3、 操作快捷方便

海量的素材與設(shè)計(jì)類文檔,往往查找費(fèi)時(shí),嚴(yán)重影響工作效率。AnyShare優(yōu)化了很多關(guān)鍵字搜索,且是支持元數(shù)據(jù)檢索的全文檢索,能夠更加快速、準(zhǔn)確地查找并定位到所需文檔。所有的訪問(wèn)共享都是在本地虛擬盤上進(jìn)行的,符合用戶的使用習(xí)慣,方便知識(shí)信息的使用與分享。

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